Terugblik en samenvatting netwerkbijeenkomst
31-01-2024
Bijeenkomst: wie en wanneer
Datum: 15-1-2024 te Amsterdam
Aanwezig: 12 bureaus, 15 personen
Grootte bureaus: van 12 tot 200 personen
Introductie door SFA | Kirsten Soester
Kirsten trapte de bijeenkomst af met een kennismakingsronde en introductie van het onderwerp.
Zowel uit de MDIEU*-sectoranalyse als tijdens de regiobijeenkomsten die SFA in 2023 organiseerde, blijkt de gesprekscyclus te veel te worden gezien als een verplicht onderdeel. Bureaus zoeken naar een nieuwe aanpak waarbij werknemers meer de regie (kunnen) nemen. En er bestaat behoefte aan gespreksformulieren en praktische ondersteuning rond de gesprekscyclus: stappenplan, template gespreksuitnodiging etc.
Kirsten beschrijft kort wat er op de website van SFA al is: formulieren voor de gesprekscyclus (incl. voorbeeld e-mailteksten), een samenvatting wat de cao zegt over de gesprekscyclus.
Kirsten sluit de introductie af met de constatering dat er globaal twee typen digitale tools zijn voor de gesprekscyclus van diverse aanbieders:
- Tools die reeds beschikbaar zijn in het bestaande (administratie) systeem (waarvan AFAS er een is);
- Volledig losstaande tools.
In de presentatie over de aanpak van Groosman architecten gaat Wilko van der Willigen in op het eerste type en vertelt hij over het gebruik van AFAS in combinatie met de gesprekscyclus.
Presentatie Wilko van der Willigen | Groosman Architecten
Wilko begint met te vertellen dat de aanpak in AFAS is ontstaan uit onvrede over de oude aanpak, die door werknemers erg demotiverend werd ervaren. Sinds circa acht jaar is Groosman de aanpak in AFAS aan het integreren en aan het verbeteren. De gesprekscyclus van Groosman Architecten ziet er als volgt uit:
- POP gesprek
- 1 keer per jaar in januari;
- Duurt circa 15 minuten;
- Medewerker heeft zelf de regie;
- Vanuit AFAS wordt een POP-formulier beschikbaar gesteld, dit formulier wordt online beschikbaar gesteld binnen de omgeving en kan ook online ingevuld worden;
- De medewerker ontvangt een automatische uitnodiging middels een workflow om dit formulier in te vullen;
- Dit formulier wordt vastgelegd in het dossier.
2. Ik en Groosman gesprek
- 1 keer per jaar in de periode van augustus t/m november;
- Duurt 1 à 2 uur;
- Input komt via een workflow in AFAS, in het dossier zijn verslagen van voorgaande jaren te vinden;
- Omschrijving IJkfunctie vanuit de cao wordt hiervoor gebruikt;
- Verslag wordt gemaakt in AFAS;
- Digitale afhandeling (controle en accordering) vindt plaats in AFAS;
- Headlines worden teruggekoppeld aan het bestuur (los van AFAS).
3. Eindejaar gesprek
- 1 keer per jaar in december;
- Duurt 10 minuten;
- Terugkoppeling van beoordeling en prestatie medewerker;
- Voorbereiding en registratie los van AFAS;
- Eindejaarsbrief met bevestiging wordt wel vanuit AFAS-workflow gemaild.
Tijdens en na de presentatie van Groosman architecten komt het gesprek op gang. Vragen die tijdens deze gesprekken met elkaar beantwoord worden zijn de volgende:
- Hoe creëer je een open feedbackcultuur?
- Welke systemen gebruik je?
- Zou je een systeem voor gesprekscyclus willen hebben en zo ja binnen de bestaande omgeving of liever losstaand?
- Hoe wordt omgegaan met ontwikkeluren en ontwikkeling?
- Hoe leg je de gesprekscyclus vast als je dit niet binnen een systeem doet?
- Hoe vaak ga je in gesprek?
- Wie voert de gesprekken?
Wilko van der Willigen van Groosman geeft aan dat je het samen moet doen. De verantwoordelijkheid en regie ligt wel deels maar niet alleen bij de werknemer. Hij noemt bijvoorbeeld bij hen dat ook aanbod vanuit de werkgever is zoals bijvoorbeeld platforms voor associates en projectleiders die als groepjes optrekken.
Na de rondvraag verplaatsen wij ons voor het diner
Tijdens dit diner wordt er gesproken over hoe met de gesprekscyclus wordt omgegaan binnen de bureaus. Hoe omgegaan wordt met ontwikkelen, BEP en PEP. En welke systemen er gebruikt worden.
Overall zijn de reacties op de netwerkbijeenkomst positief, de bijeenkomst wordt beoordeeld met een 7,8.
*Deze SFA-activiteit in het kader van MDIEU (Maatwerk Duurzame Inzetbaarheid en eerder Uittreden)
is mede mogelijk gemaakt door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
