Verzuimtijdlijn: hou grip op het proces

19-12-2024

Het is cruciaal dat zowel werkgevers als werknemers hun verantwoordelijkheden tijdens een ziekteperiode serieus nemen.

• Voor werkgevers geldt dat als zij niet voldoen aan hun wettelijke verplichtingen, zoals het tijdig opstellen van een Plan van Aanpak of de juiste begeleiding bieden, zij verplicht kunnen worden het loon van de werknemer langer dan 2 jaar door te betalen.
• Voor werknemers is het belangrijk actief mee te werken aan hun re-integratie, omdat een gebrek aan medewerking kan leiden tot sancties, zoals het tijdelijk stopzetten of verminderen van hun salaris. Dit onderstreept het belang van samenwerking en naleving van afspraken tijdens het verzuimtraject.

Deze verzuimtijdlijn biedt stap voor stap duidelijke richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers.

Dag 1: Ziekmelding

• Wat te doen?
  Zorg ervoor dat je je ziekmelding zo snel mogelijk doorgeeft aan je werkgever, bij voorkeur telefonisch en liefst geeft je het binnen 24 uur door. De werkgever registreert de ziekmelding. Dat kan via zijn eigen verzuimmeldsysteem of het verzuimsysteem van de Arbodienst of verzekeraar.
• Belang voor werknemers:
  Zorg voor een heldere communicatie over de aard van de ziekte, zonder verplicht details te delen over de medische situatie.
• Belang voor werkgevers:
  Start direct met het opbouwen van een verzuimdossier en maak afspraken over contactmomenten.

Dag 1-8: Eerste contact en melding aan arbodienst

• Wat te doen?
  Werkgever informeert de arbodienst of bedrijfsarts over de ziekmelding. In deze periode worden de eerste afspraken gemaakt over de begeleiding van de werknemer.
• Belang voor werkgevers:
  Zorg ervoor dat de ziekmelding binnen 7 dagen is geregistreerd bij de arbodienst. Dit is een wettelijke verplichting. Ook is het belangrijk dat de arbodienst de juiste contactgegevens hebben van je werknemer.
• Belang voor werknemers:
  Wees beschikbaar voor een gesprek met de bedrijfsarts om je situatie en eventuele werkmogelijkheden te bespreken.
• Ziek uit dienst:
  Als een werknemer met een tijdelijk dienstverband ziek is en het dienstverband eindigt tijdens de ziekteperiode, is het belangrijk om de Arbodienst/verzekeraar tijdig te informeren. Wanneer de werknemer ziek uit dienst gaat, moet de werkgever enkele zaken regelen, zoals het melden van de ziekte bij het UWV op de laatste werkdag. In sommige situaties is de werkgever ook verplicht een re-integratieverslag op te stellen.

Week 6: Probleemanalyse

• Wat te doen?
  De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op waarin de situatie van de werknemer wordt beoordeeld en re-integratiemogelijkheden worden besproken. De probleemanalyse vormt de basis voor het Plan van aanpak dat de werkgever en de werknemer gezamenlijk opstellen.
• Belang voor werknemers:
  Deel zoveel mogelijk informatie over je situatie met de bedrijfsarts. Dit helpt bij het formuleren van een realistisch herstelplan.
• Belang voor werkgevers:
  Gebruik de probleemanalyse als basis voor verdere stappen in het re-integratietraject.

Week 8: Plan van Aanpak

• Wat te doen?
  Werkgever en werknemer stellen samen met de bedrijfsarts een Plan van Aanpak op. Hierin worden concrete afspraken gemaakt over de re-integratie.
• Belang voor werknemers:
  Zorg ervoor dat het plan realistisch is en aansluit bij jouw herstelproces.
• Belang voor werkgevers:
  Documenteer het plan zorgvuldig, omdat dit later door het UWV wordt beoordeeld.
• Download:
  Plan van Aanpak Template

Week 42: WIA-melding

• Wat te doen?
  Als het verzuim langer dan 42 weken duurt, moet de werkgever dit melden bij het UWV. In sommige gevallen doet de arbodienst de melding voor de werkgever. Dit heet de 42e-weeksmelding.
• Belang voor werkgevers:
  Zorg dat deze melding tijdig gebeurt om sancties te voorkomen.
• Tip:
  Gebruik een herinneringssystematiek om deze datum niet te missen.

Week 52: (Eerstejaars)evaluatie

• Wat te doen?
  Na een jaar dient de werkgever een schriftelijk overzicht op te stellen van de re-integratieactiviteiten. Dit heet de Eerstejaarsevaluatie.
• Belang voor werkgevers:
  Deze informatie wordt later beoordeeld door het UWV. Zorg dat alle inspanningen goed zijn vastgelegd.
• Belang voor werknemers:
  Je ontvangt een kopie van de (eerstejaars)evaluatie, die belangrijk is voor de aanvraag van de WIA na twee jaar verzuim.
• Download:
  Eerstejaarsevaluatie

Week 88: WIA-aanvraag voorbereiden

• Wat te doen?
  Werknemer krijgt een brief van UWV. Daarin staat hoe die de WIA-uitkering aanvraagt. Werkgever krijgt een kopie van deze brief.
  Werkgever en werknemer bespreken de voortgang en bereiden de WIA-aanvraag voor.
• Belang voor werkgevers:
  Toon aan dat je je re-integratieverplichtingen bent nagekomen. Dit voorkomt mogelijke boetes of loonsancties van het UWV.

Week 91: Eindevaluatie

• Wat gebeurt?
  Werkgever en werknemer stellen samen de eindevaluatie op om de voortgang en resultaten van de re-integratie te beoordelen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van het actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst. Als de werknemer uit dienst is en meer dan 10 weken ziek was, moet de werkgever de eindevaluatie alsnog invullen.
• Download:
  Eindevaluatie

Week 93: Uiterste datum aanvraag WIA-uitkering

• Wat te doen?
  Uiterlijk in week 93 moet de werknemer de WIA-aanvraag officieel indienen bij het UWV.
• Belang voor werknemers:
  Dit voorkomt het verlies van uitkeringsrechten.
• Belang voor werkgevers:
  Werk samen met de werknemer om deze aanvraag soepel te laten verlopen.

Week 104:

De werkgever betaalt maximaal 2 jaar (104 weken) het loon mits de werkgever aan zijn verplichtingen voldoet. 
Als de werknemer een Ziektewet-uitkering heeft, dan stopt de uitkering na 2 jaar (104 weken).