Een werknemer heeft per jaar bij een 40-urige werkweek recht op 240 uur vakantie (zes weken). Daarvan is 160 uur een wettelijk recht op doorbetaalde vakantie (wettelijke vakantie-uren). De aanvullende 80 vakantie-uren zijn door de cao bepaald. Dit zijn bovenwettelijke vakantie-uren. Andere bovenwettelijke vakantie-uren zijn de extra vakantie-uren op grond van leeftijd, vanaf het jaar dat een werknemer 50 wordt. Voor werknemers die vóór 1 april 2011 in dienst waren geldt overgangsrecht. Het aantal extra vakantie-uren op basis van de leeftijd 31-12-2011 blijft gelijk tot het jaar dat het reguliere recht op extra leeftijdsuren geldt; vanaf dat jaar vervalt dus het overgangsrecht. (Het is of-of.)
Voor alle soorten vakantie-uren geldt: werkt een werknemer minder dan 40 uur per week, dan is de berekening naar rato.

Wettelijke vakantie-uren vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn verstrekt. Bovenwettelijke vakantie-uren vervallen vijf jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn verstrekt. In geval van ziekte, als de werknemer daardoor redelijkerwijs niet in staat is om de wettelijke vakantie-uren op te nemen, geldt vijf jaar ook als vervaltermijn voor de wettelijke vakantie-uren.

Een werknemer bepaalt zelf zijn vakantie, tenzij de afwezigheid in de gewenste periode tot problemen op het bureau leidt. Dan moet de werkgever dat wel kunnen onderbouwen. Het is aan te raden om in arbeidscontracten of bureau-reglement vast te leggen dat bij vertrek van een werknemer vakantie-uren worden verrekend.

De wet zegt ‘een medewerker die ziek is tijdens de vakantie heeft geen vakantie’. Als een werknemer ziek wordt vóór zijn vakantie en niet met vakantie kan, neemt hij geen vakantie-uren op over de dagen die hij ziek is. Bij ziekte tijdens de vakantie moet een werknemer zich meteen ziek melden bij de werkgever en zo mogelijk een verklaring van een buitenlandse arts vragen (dat geldt in ieder geval als de Arbo-arts hierom vraagt). Eventuele kosten voor die verklaring komen voor rekening van werkgever mocht de zorgverzekeraar de kosten van die verklaring niet vergoeden. 

Bij ontslag wordt de arbeidsrelatie ook financieel afgerond. Bereken hoeveel vakantie-uren een medewerker tot het moment van ontslag nog heeft. Een werknemer neemt in redelijkheid resterende vakantie-uren op. De rest wordt uitbetaald (tenzij werknemer in redelijkheid vakantie-uren had kunnen opnemen en dat niet heeft gedaan).
Let op: is er sprake van een negatief vakantiesaldo? Dat betekent: een werknemer heeft meer vakantie-uren opgenomen dan opgebouwd bij het moment van vertrek. Juridisch gezien kan terugvorderen alleen als in het contract of in het bureaureglement is opgenomen dat er bij vertrek wordt verrekend.

De wet zegt ‘een medewerker die ziek is tijdens de vakantie heeft geen vakantie’. Als een werknemer ziek wordt vóór zijn vakantie en niet met vakantie kan, neemt hij geen vakantie-uren op over de dagen die hij ziek is. Bij ziekte tijdens de vakantie moet een werknemer zich meteen ziek melden bij de werkgever, zo mogelijk – indien van toepassing – een verklaring van een buitenlandse arts vragen, dat geldt in ieder geval als de Arbo-arts hierom vraagt. Eventuele kosten voor die verklaring komen voor rekening van werkgever mocht de zorgverzekeraar de kosten van die verklaring niet vergoeden.

Er zijn architectenbureaus die in de zomer een of twee weken dicht gaan. De werkgever heeft dan de mogelijkheid om maximaal twee weken aaneensluitend vakantie met alle medewerkers af te spreken. Aanvullend zijn nog maximaal vijf dagen aan te wijzen als collectief op te nemen vrije dagen (rond Hemelvaart of Kerst bijvoorbeeld).
Dit kan alleen als werkgever dit aan het begin van het kalenderjaar met duidelijke instemming van de werknemers afspreekt, zodat zij er rekening mee kunnen houden bij hun vakantieplanning.

Er zijn situaties waarbij een werknemer niet kan werken maar geen vakantie-uren hoeft op te nemen. Dat heet bijzonder verlof. Als basis geldt het bijzonder verlof van de Wet Arbeid en Zorg. De cao geeft daar op aanvullend voor een aantal specifieke gebeurtenissen ook bijzonder verlof.

Soms moet een werknemer korte of langere tijd (mantel)zorg verlenen. Bij kortdurend zorgverlof heeft een werknemers gedurende twee weken recht op volledige doorbetaling. Al dan niet daarna, bij een langdurende (mantel) zorgsituatie bespreken werkgever en werknemer hoe werk en zorg kunnen worden gecombineerd door eventuele aanpassing van werktijden of -plek. Als zorg (deels) in werktijd wordt verricht, bespreek dan samen of de werkgever hiervoor bijzonder verlof verleent (geen verplichting) en/of de werknemer bovenwettelijke vakantie-uren opneemt.

Voor sommige gevoelsmatig en maatschappelijk bijzondere omstandigheden – zoals trouwen of verhuizing – is er geen bijzonder verlof vastgelegd. De werknemer neemt hier zelf een vakantiedag voor op, tenzij door het bureau verlof wordt aangeboden. (In de cao is in het verleden voor deze omstandigheden het aantal verlofuren met 16 uur uitgebreid.)

• Rijksoverheid: soorten wettelijk verlof Arbeid en zorg
• Pensioenfonds: opbouw bij onbetaald verlof
• FAQ over verlof
• Tools