Effectiever en efficiënter vergaderen

Vergaderen doe je om ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren, te professionaliseren, etc. Vergaderingen kunnen veel tijd kosten, terwijl het gewenste resultaat niet altijd wordt bereikt. Ga na of alle vergaderingen wel nodig zijn en hoe ze beter kunnen worden uitgevoerd.

Voor wie

Voor wie effectief en efficiënt wil vergaderen. Voor wie de doelen goed én snel wil behalen.

Zo pak je het aan

Leidinggevende

• Stel, je zou de helft van jullie vergaderingen afschaffen en de andere vergaderingen in de helft van de tijd gaan doen. Welke vergaderingen en onderwerpen zou je schrappen? Wat is er nodig om minder en toch goed te vergaderen?
• Zorg er met de manier van vergaderen zoveel mogelijk voor dat medewerkers actief zijn en invloed hebben op besluiten die je in de vergadering neemt. Zowel bij het inbrengen van ideeën en voorstellen als bij de besluitvorming.
• Ga na wat er in de voorbereiding, uitvoering en afhandeling van vergaderingen beter kan om gericht tot acties te komen.
• Experimenteer eens met staand en/of wandelend vergaderen. Dankzij de beweging kan er meer dynamiek in je vergadering ontstaan.

Medewerker

• Welke (delen van) vergaderingen helpen je bij je werk? Wanneer word je onrustig omdat er nog zoveel werk op je bureau ligt? Wat mis je nog in overleg? Wanneer word je geboeid? Geef specifieke feedback aan je leidinggevende over hoe je de vergaderingen ervaart.
• Kijk eens kritisch naar je eigen rol in vergaderingen. Bereid je vergaderingen goed voor? Voer je afspraken voor de volgende vergadering uit? Lukt het je om evenwicht te vinden in luisteren en het inbrengen van eigen punten? Wat kan jij doen om de vergaderingen effectiever en efficiënter te laten verlopen?
• Kijk ook eens kritisch naar de rol van je collega’s. Doet iedereen actief mee? Van de voorbereiding, deelname, tot en met de uitwerking van de afspraken? Spoor ook je collega’s aan tot goed vergadergedrag.
• Stel jezelf de vraag hoeveel overleg voor jouw werk nuttig en nodig is. Lijken minder vergaderingen je wenselijk? Bespreek het met je collega’s en leidinggevende.

Meer weten

• Wil je nagaan wat er in jouw vergaderingen beter kan? Kijk eens in deze checklist werkoverleg verbeteren uit de arbocatalogus uitgeverijen
• Kijk op leren.nl voor meer informatie over effectief vergaderen.

Wat levert het op

Vergaderingen die snel en daadkrachtig verlopen, leveren tijdwinst op. Medewerkers die actief aan de vergadering deelnemen hebben invloed op hun werk. Zo betekent efficiënter en effectiever vergaderen minder werkdruk en meer productiviteit.