Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastleggen

Op vergaande bureaucratisering zit je natuurlijk niet te wachten. Maar bij hard werken met veel deadlines is het belangrijk dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Een lijst of matrix met Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV) kan helpen om duidelijk te maken wie waar over mag beslissen.

Voor wie

Voor bedrijven die hun medewerkers graag willen laten weten waar ze aan toe zijn en wat er van hen wordt verwacht.

Zo pak je het aan

Leidinggevende

• Een TBV-matrix is een snelle en overzichtelijke manier om duidelijkheid te scheppen. Vul van boven naar beneden de taken in en van links naar rechts functies of namen van je medewerkers. Vul vervolgens in de vakjes in wie de taak uitvoert en wie er over mag beslissen.
• Je kunt een TBV-matrix ook gebruiken om naar de toekomst te kijken. Wie wil welke taak leren? Voor welke taken zou het fijn zijn als er meer mensen ingewerkt worden?

Medewerker

• Heb je het gevoel dat je ‘zwemt’, niet altijd weet bij wie je moet zijn voor welke beslissing? Vraag of er een TBV-matrix beschikbaar is.
• Kijk wat er over in je functieomschrijving staat.
• Maak met specifieke voorbeelden aan je leidinggevende duidelijk in welke situatie je welke vragen hebt. Zo wordt concreet waar je meer duidelijkheid over wilt.

Meer weten

• In deze pdf zie je een voorbeeld TBV matrix (uit de arbocatalogus uitgeverijen).
• Je kunt de TBV-matrix ook verder uitwerken tot een RACI-matrix. Hierin staat bijvoorbeeld ook wie er geraadpleegd en/of geïnformeerd wordt.

Wat levert het op

Een TBV-matrix levert duidelijkheid op. Duidelijkheid helpt medewerkers om hun werk met plezier te doen en voorkomt onzekerheid en stress. Door medewerkers bij het opstellen van de matrix te betrekken weet je zeker dat de TBV-matrix die onderwerpen bevat waar medewerkers behoefte aan duidelijkheid hebben. Dat zal een positief effect op de samenwerking hebben.